Όταν η δουλειά σου δεν χωράει σε ένα έτοιμο πακέτο.

Το γρήγορο ξεκίνημα CRM είναι σταθερό μενού για μια ομάδα που πουλάει ένα πράγμα μέσα από ένα pipeline, στήνεται σε περίπου δύο εβδομάδες, με βασική εισαγωγή δεδομένων και χωρίς δικές σου συνδέσεις. Η υλοποίηση ξεκινά εκεί που σταματά εκείνο· περισσότερες ομάδες και pipelines, δικές σου καρτέλες και πεδία για ό,τι πραγματικά πουλάς, πραγματικές συνδέσεις με τα συστήματα γύρω από το CRM και χρόνια δεδομένων που πρέπει να μεταφερθούν. Αν η δουλειά σου χωράει στο μενού, πάρε το γρήγορο ξεκίνημα, και θα σου το πούμε ανοιχτά στο ραντεβού αντί να σου πουλήσουμε το μεγαλύτερο έργο.

Αυτό είναι το κομμάτι που το δοκιμάζουμε αντί να το υποσχόμαστε. Κάθε πηγή δεδομένων αντιστοιχίζεται πρώτα πεδίο προς πεδίο, μετά η μεταφορά τρέχει σε ένα δοκιμαστικό περιβάλλον, όπου τα πλήθη των εγγραφών και οι ομάδες των διπλοεγγραφών ελέγχονται απέναντι στα αρχικά. Στο πραγματικό σύστημα φορτώνουμε μόνο αφού αυτά τα νούμερα συμφωνήσουν, και το παλιό σου σύστημα μένει αναγνώσιμο μέχρι να δώσεις εσύ την τελική έγκριση. Οι διπλοεγγραφές συγχωνεύονται και δεν διαγράφονται, ώστε το ιστορικό να επιβιώνει από τη συγχώνευση αντί να χαθεί κάτω από όποια εγγραφή έτυχε να φορτωθεί τελευταία.

Οι πιο συνηθισμένες συνδέσεις είναι με το ERP και την τιμολόγηση, το e-shop, το τηλεφωνικό σύστημα, τις εξαγωγές του λογιστηρίου και τα εργαλεία marketing. Στην πράξη μπορούμε να συνδέσουμε οτιδήποτε διαθέτει API ή δέχεται προγραμματισμένη ανταλλαγή αρχείων. Κάθε σύνδεση αποτιμάται και τιμολογείται ξεχωριστά, γραπτά, γιατί μια μονόδρομη συγχρόνιση ενός πεδίου και μια αμφίδρομη ροή παραγγελιών με πλήρη διαχείριση σφαλμάτων δεν είναι η ίδια δουλειά και δεν πρέπει να κρύβονται πίσω από την ίδια γραμμή του γραπτού πλάνου. Έτσι ξέρεις ακριβώς τι καλύπτει κάθε σύνδεση ξεχωριστά, αντί για μια γενική κατηγορία που τα χωράει όλα μαζί.

Είμαστε partners και των δύο, οπότε η απάντηση βγαίνει από τη δική σου λειτουργία και όχι από τη δική μας προμήθεια: πόσες θέσεις χρηστών χρειάζεσαι, πόση δουλειά θέλουν οι δικές σου καρτέλες και πεδία, τι πρέπει να συνδεθεί και τι μπορεί να διαχειριστεί μόνη της η ομάδα σου αφού φύγουμε εμείς. Αν ήδη πληρώνεις για το ένα από τα δύο, η πρώτη απάντηση είναι να το προσαρμόσουμε ώστε να καλύπτει τις ανάγκες σου πριν σκεφτούμε αλλαγή πλατφόρμας, γιατί μια μεταφορά που δεν χρειαζόσουν είναι το πιο ακριβό είδος μεταφοράς. Στο τέλος η επιλογή είναι δική σου, όχι δική μας.

Συνήθως ναι, γιατί ένα έργο CRM που κόλλησε είναι πιο συχνά πρόβλημα γραπτού πλάνου παρά πρόβλημα λογισμικού. Κάνουμε πρώτα έναν πλήρη έλεγχο σε ό,τι υπάρχει ήδη, λέμε ανοιχτά τι αξίζει να κρατηθεί από τα δεδομένα και τις ρυθμίσεις και τι όχι, και ξαναχτίζουμε το υπόλοιπο σε φάσεις, ώστε στο τέλος κάθε φάσης να έχεις ένα σύστημα που πραγματικά δουλεύει, αντί να περιμένεις το τέλος ολόκληρου του έργου. Τα ευρήματα του ελέγχου παραμένουν δικά σου, ανεξάρτητα από το αν θα συνεχίσεις μαζί μας. Ο ίδιος ο έλεγχος έχει σταθερή εφάπαξ χρέωση, που πιστώνεται στη Φάση 1 αν προχωρήσουμε μαζί.

Γι’ αυτό υπάρχει η φάση της εκπαίδευσης: εκπαίδευση ανά ρόλο πάνω στο δικό σου ήδη ρυθμισμένο σύστημα και όχι σε κάποιον ξένο demo λογαριασμό, μαζί με ένα σύντομο γραπτό εγχειρίδιο, κανόνες ποιότητας δεδομένων που έχει συμφωνήσει όλη η ομάδα σου, και έναν έλεγχο μετά τον πρώτο μήνα λειτουργίας. Ένα CRM εγκαταλείπεται όταν προσθέτει πληκτρολόγηση στη μέρα κάποιου και χρησιμοποιείται όταν την αφαιρεί, οπότε εδώ η υιοθέτηση είναι περιορισμός σχεδιασμού από την αρχή και όχι μια διαφάνεια εκπαίδευσης στο τέλος.

Τρέχει σε φάσεις ώστε κάτι να δουλεύει νωρίς: πρώτα ο σχεδιασμός και η μεταφορά δεδομένων, μετά οι συνδέσεις, και μετά οι αναφορές και η εκπαίδευση. Τα περισσότερα έργα ολοκληρώνονται μέσα σε έξι έως δώδεκα εβδομάδες, ανάλογα με το πόσα συστήματα μπαίνουν στο γραπτό πλάνο. Η τιμή ακολουθεί τους ίδιους πέντε παράγοντες που είδες παραπάνω: θέσεις χρηστών και ομάδες, pipelines και δικές σου καρτέλες, συνδέσεις, πολυπλοκότητα δεδομένων, και πόση εκπαίδευση και φροντίδα θέλεις μετά την παράδοση. Γι’ αυτό αυτή η υπηρεσία τιμολογείται μετά από ραντεβού και όχι με σταθερή βαθμίδα, και μετά από είκοσι λεπτά παίρνεις ένα πλάνο σε φάσεις με σταθερή τιμή ανά φάση. Το εύρος μέσα στο οποίο κινούνται αυτές οι προσφορές είναι δημοσιευμένο στη σελίδα κόστους μας.